Descubra como a gestão do Asana com o Discovery Studios é uma representação da missão da Epidata.
Após a implementação do Asana, as diferentes equipes da Discovery Digital Studios melhoraram a colaboração na era do trabalho distribuído e remoto. Toda a equipe trabalha de forma mais eficiente porque tudo está centralizado, simplificado e visível. (*)
A Epidata tem presença em vários países do mundo e conta com grande experiência na hora de desenvolver projetos inovadores com clientes corporativos. Por essas razões, a aliança com a Asana busca impulsionar conjuntamente a inovação dos espaços virtuais de trabalho, proporcionando às empresas soluções de última geração que lhes permitam se adaptar aos desafios de segurança, escalabilidade e transformação tecnológica do trabalho na era do software. Nesse contexto, a gestão de Asana com Discovery Digital Studios é um exemplo de como a Epidata reflete sua missão através da atividade de seus parceiros.
Introdução sobre o Discovery Studios
A Discovery Inc. é a gigante da mídia por trás de grandes canais de entretenimento como TLC, Animal Planet e Food Network. Embora seja, em essência, uma empresa de televisão, também mantém uma grande presença no mercado digital. As equipes de conteúdo do Digital Studios criam milhares de vídeos por mês para plataformas de redes sociais e aplicativos de consumo.
Mike Singer, diretor de Operações de Conteúdo, ajuda as equipes dessas redes a idealizar, produzir e distribuir esses vídeos. Frequentemente são criadas até seis versões, cada uma com o formato adequado para cada mídia digital, como o site, Facebook, Instagram, YouTube e demais plataformas.
Antes de adotarem o Asana em 2014, Singer e a Discovery Digital Studios tentavam acompanhar a produção de conteúdo por meio de planilhas e longas cadeias de e-mail. Não havia um processo de produção de conteúdo definido e a organização estava longe de ser ideal:
- Os vídeos nem sempre eram finalizados a tempo, não eram produzidos nos formatos corretos e alguns nem chegavam a ser usados porque não eram entregues às pessoas certas internamente.
- A apresentação de relatórios trimestrais era difícil, já que ninguém tinha uma visão clara do que havia sido criado nem de onde estava guardado.
- As informações não fluíam entre as equipes editoriais, de produção de vídeos, de marketing de conteúdo, de relações públicas e outras partes envolvidas, já que muitas vezes se perdiam nas longas cadeias de e-mails.
A falta de um processo definido retardava a equipe e gerava custos adicionais. Tiveram que contratar até seis equipes externas duas vezes por ano para organizar e colocar em dia o trabalho atrasado. Tudo isso fez com que Singer começasse a buscar uma nova ferramenta para gerenciar a produção de conteúdo e, atualmente, a Discovery Digital Studios tem mais de 400 envolvidos colaborando no Asana.
“Antes de implementar o Asana, não tínhamos um processo claro e coerente. As planilhas não eram atualizadas à medida que os projetos avançavam, e às vezes até se perdiam ou desapareciam por completo. Tivemos que contratar equipes externas durante seis meses para organizar todos os projetos”, declarou Singer, diretor de Operações de Conteúdo.
Escolher a ferramenta certa para manter o fluxo de produção de vídeos
Singer precisava de uma plataforma compartilhada que pudesse oferecer uma visão integral de todo o conteúdo em desenvolvimento, que capturasse as mudanças e detalhes de última hora do processo de produção e mostrasse o progresso de cada vídeo. Também buscava uma ferramenta que permitisse o envio de notificações automáticas para facilitar as entregas de trabalhos entre colegas e equipes. Com as planilhas, era difícil saber quando uma tarefa era finalizada e quando se podia começar a próxima.
Os fluxos de trabalho personalizáveis do Asana permitiriam definir processos de conteúdo complexos, oferecer aos envolvidos uma visão clara dos resultados de toda a equipe e manter os colaboradores individuais e as equipes externas conectados e informados.
“Tínhamos meia dúzia de fluxos de trabalho que acompanhávamos separadamente. Foi uma ótima experiência poder uni-los no Asana, ver como se relacionavam e identificar as dependências que não conseguíamos visualizar nas planilhas”.
Adoção gradual do Asana
Singer apresentou o Asana primeiro à equipe de conteúdo da Food Network e os incentivou a usar a plataforma para organizar suas listas pessoais de tarefas pendentes. À medida que os funcionários foram se sentindo mais confortáveis com o uso diário da ferramenta, começaram a acompanhar os projetos da equipe colaborativa no Asana.
Singer desenvolveu um processo repetível para ajudar as equipes a adotar o Asana, que depois implementou nas demais equipes da Discovery Digital Studios, ajudando-os a identificar seus fluxos de trabalho e a criar os projetos correspondentes. Atualmente, cada equipe de conteúdo da empresa usa os modelos do Asana para seus respectivos fluxos de trabalho, com iterações para cada tipo de conteúdo e canal.
“A frustração de não saber onde estava a informação simplesmente desapareceu. Foi uma mudança cultural para todos e um alívio do estresse. Podíamos perceber como tudo fluía com mais facilidade”.
A receita do sucesso
As equipes de conteúdo agora gerenciam a produção de todos os vídeos no Asana, inclusive durante o confinamento pela COVID-19. Puderam gravar vídeos de suas casas, manter-se organizados e manter o mesmo nível de produção de antes da pandemia. A equipe da Discovery Digital Studios não foi a única. Segundo a pesquisa Anatomia do Trabalho: equipes remotas, 55% dos trabalhadores do conhecimento que usaram um software de gestão do trabalho se sentiram ainda mais produtivos enquanto trabalhavam remotamente.
Cada formato de vídeo é representado por um projeto no Asana. As equipes usam modelos para iniciar os projetos com facilidade e garantir que nenhuma tarefa passe despercebida. Os campos personalizados indicam o status do projeto e os comentários e arquivos anexados mantêm as conversas e os documentos relacionados diretamente na própria tarefa, o que torna mais rápido encontrar informações e realizar o trabalho.
Também adicionam tarefas a vários projetos para que todos tenham a mesma informação e possam ver todas as iniciativas às quais uma tarefa contribui. Por exemplo, a tarefa “publicar vídeo” pode estar tanto no processo de produção de um vídeo específico quanto no projeto de calendário de conteúdo do Instagram. Quando a tarefa é atualizada, comentada ou finalizada, essas alterações se refletem em cada projeto ao qual a tarefa está associada, o que ajuda a manter o calendário de conteúdo atualizado.
“Com o Asana conseguimos manter o mesmo nível de produção de conteúdo durante o confinamento pela COVID-19. A equipe gravou os vídeos em casa e o engajamento aumentou porque as pessoas têm mais tempo para assistir”.
Além disso, as equipes usam integrações para conectar Asana com suas outras ferramentas de trabalho. Com a integração do Asana para Outlook, podem transformar as ações pendentes dos e-mails em tarefas do Asana diretamente de suas caixas de entrada. Também podem adicionar qualquer e-mail como comentário em uma tarefa para reduzir a desordem da caixa de entrada e guardar informações importantes. A integração do Asana para Slack permite ver atualizações de projetos, adicionar comentários e criar novas tarefas sem precisar sair do Slack. E graças à integração com o Zapier, a equipe conseguiu automatizar ainda mais seus processos e economizar mais tempo.
As diferentes equipes da Discovery Digital Studios melhoraram a colaboração, já que agora podem visualizar as dependências das tarefas. Por exemplo, há uma equipe de receitas que desenvolve e testa os pratos antes que a filmagem comece. Antes de implementar o Asana, a equipe de produção de vídeo tinha que cobrar a equipe de receitas para obter atualizações de status e assim poder planejar as filmagens. Com o Asana, a equipe de receitas acompanha o status e os marcos importantes no Asana, e a equipe de conteúdo pode ver exatamente como o trabalho avança sem precisar cobrar ninguém.
Essa visibilidade permite que a equipe preveja exatamente quanto tempo cada trabalho vai durar. Também ajuda a identificar atrasos ou dificuldades em um projeto e a retomar o rumo. Toda a equipe trabalha de forma mais eficiente porque tudo está centralizado, simplificado e visível.
Também fica mais fácil gerar relatórios. Digamos que uma equipe esteja se preparando para responder a uma solicitação de proposta de uma marca que pede um vídeo com um toque “verão”. A equipe de conteúdo pode facilmente buscar todos os vídeos marcados com a palavra “verão” no Asana para obter exemplos anteriores. Manter-se organizados os ajuda a conseguir mais contratos.
Discovery Studios: a mesma equipe, mais vídeos
Trabalhar de forma organizada também lhes permite economizar dinheiro, porque não precisam mais contratar equipes externas para realizar esses grandes trabalhos de organização de conteúdo. O conteúdo é organizado no Asana desde o momento em que é criado. A Discovery Digital Studios pode usar esse orçamento e energia para criar valor por meio de seus aplicativos voltados ao consumidor.
(*) Fonte: adaptado de Asana (2022). https://asana.com/es/case-study/discovery-digital-studios
Sobre a Epidata
Empresa global de capitais privados especializada em outsourcing de inovação, dedicada a oferecer serviços de desenvolvimento e design de software, modernização de aplicações, RPA, aprendizado de máquina e Big Data, entre outros. Suas soluções transformam negócios, otimizam operações e geram melhores experiências digitais para clientes e colaboradores.
A Epidata possui alianças com empresas líderes em inovação e conhecimento como Microsoft, GitLab, Mulesoft, Salesforce, Oracle, MariaDB, Red Hat, HelpSystems e FCEyN – UBA (Universidad de Buenos Aires).
A Epidata opera na Argentina, Chile, Colômbia, Peru, Uruguai e Estados Unidos (San Francisco, Califórnia), onde conta com um histórico de apoio bem-sucedido a corporações multinacionais como Stanford Research Institute International, JP Morgan, Tenaris, Turner, Telecom, HSBC, Monsanto, Walmart, Asana, entre outras.
