Descubra como a gestão do Asana Software com a Zoom representa a missão da Epidata.
Atualmente, a Zoom economiza aproximadamente 667 dias úteis por ano com funcionalidades do Asana, como formulários, comentários, modelos e muito mais. Isso equivale a mais de dois anos de semanas de trabalho típicas de 40 horas. (*)
Dentro da nossa busca por propostas inovadoras, e em uma evolução constante que busca incorporar as melhores tecnologias, Epidata vê na Asana um novo parceiro estratégico para continuar sua missão de facilitar a inovação para as empresas.
As novas necessidades da Zoom
No início da pandemia de COVID19, todos, de empresas a presidentes, se cadastraram para criar uma conta na Zoom. Essa fornecedora líder em comunicações conecta milhões de empresas, amigos e famílias com ferramentas de vídeo, voz, chat e compartilhamento de arquivos. Para as organizações, as videoconferências têm um papel fundamental quando os funcionários não podem se reunir pessoalmente com os clientes e as equipes não podem trabalhar fisicamente lado a lado.
A Zoom cresceu de cerca de 2.400 funcionários em janeiro de 2020 para mais de 5.700 em todo o mundo em junho de 2021. O departamento de TI e Serviços Empresariais mantém todos conectados. Gregory Daniels, gerente sênior de Gestão do Programa de Tecnologia, lidera uma equipe focada na gestão de programas e projetos de TI. Eles supervisionam as mudanças e as implementações de sistemas, como o lançamento do Okta da Zoom e o programa “Traga seu Próprio Dispositivo” em toda a empresa. Essas iniciativas globais, com orçamentos de milhões de dólares, têm impacto em quase todos na empresa.
Daniels também dedicou seu tempo a desenvolver a cultura de gestão de projetos da Zoom. Quando ele entrou na empresa, as equipes tinham dificuldades para colaborar, já que usavam diferentes planilhas, e-mails e plataformas de gestão do trabalho. Essa mistura de ferramentas simplesmente não funcionava:
- As equipes de engenharia e desenvolvimento usavam o Jira, mas as equipes de marketing e vendas não, o que dificultava a visibilidade dos próximos lançamentos de funcionalidades da plataforma.
- Algumas equipes respondiam a solicitações de trabalho de todas as áreas, e era difícil definir o escopo dos novos projetos e priorizá-los.
- As atualizações de progresso para os executivos eram apresentadas em slides que as equipes atualizavam manualmente por meio de um processo tedioso.
- A força de trabalho da Zoom precisava de uma solução mais eficaz para se comunicar à medida que a empresa crescia.
“À medida que a Zoom crescia, queríamos ter uma visão padronizada de tudo o que estava acontecendo para poder priorizar o trabalho e tomar decisões de negócio. Precisávamos de visibilidade, responsabilidade e coerência na forma como o trabalho era realizado e as informações eram trocadas entre as equipes”, comenta Ariel Chavan, diretor de Gestão de Programas e Produtos de Segurança.
Asana Software: uma solução para unir as equipes técnicas e comerciais
Daniels e seus colegas de TI começaram a explorar as plataformas de gestão do trabalho disponíveis. Uma das principais prioridades era fazer com que as equipes técnicas e comerciais da Zoom trabalhassem juntas para eliminar os problemas de última hora nos lançamentos. Era preciso uma plataforma compatível com o Jira e flexível o suficiente para se adaptar aos diferentes fluxos de trabalho de vários departamentos.
Também era importante que as pessoas pudessem começar a trabalhar na ferramenta sem que a TI precisasse configurá-la. De fato, centenas de funcionários da Zoom já usavam Asana. Isso, junto com a flexibilidade, a integração nativa com o Jira e sua posição de liderança no mercado, ajudou a equipe de TI a escolher o Asana como a plataforma padrão da Zoom.
Implementação: ensinar a todos a gerenciar projetos “do jeito Zoom”
Inicialmente, a TI implementou o Asana em cinco departamentos e, à medida que os gerentes adicionavam projetos na plataforma, seus colegas de equipe passaram a segui-los. Cada vez mais grupos aderiram depois de descobrir o valor de centralizar o trabalho, com um link fácil de compartilhar para um projeto do Asana que incluía tudo. A TI também conquistou a adesão dos líderes ao migrar as revisões comerciais mensais para o Asana.
Segundo Daniels, “assim que oficializamos o Asana, ficou claro que todos estavam esperando uma ferramenta de gestão do trabalho e, com o tempo, cada vez mais pessoas passaram a usá-la”. Ao trabalhar no Asana, a Zoom economizou 200% de tempo ano após ano à medida que a adoção aumentava.
A equipe de Daniels usou a implementação do Asana para ensinar aos funcionários habilidades gerais de organização e o “jeito Zoom” de fazer as coisas. “O Asana é a nossa sala de aula para ajudar as pessoas a aprender uma nova forma de gerenciar projetos”, disse ele. “Usamos a ferramenta para ensinar habilidades fundamentais de gestão de projetos e como trabalhar de maneira repetível e escalável para alcançar resultados”.
Como as equipes técnicas e não técnicas trabalham juntas no Asana Software
Os departamentos da Zoom usam o Asana como fonte de informação.
- A relação entre as equipes de engenharia e de negócios. As equipes de engenharia gerenciam as tarefas diárias no Jira, que são sincronizadas com o Asana, então não precisam informar a equipe de marketing a cada lançamento. “Isso resolveu completamente todas as dificuldades”, diz Daniels.
- Marketing. A equipe de marketing, distribuída pelo mundo todo, usa o Asana para planejar campanhas e eventos, além de gerenciar as solicitações recebidas de outras equipes da Zoom.
- Serviços Empresariais e TI. A TI usa o Asana para implementações globais e mudanças de sistemas, como o programa “Traga seu Próprio Dispositivo”, que alcançou uma adesão de mais de 90%. “O Asana facilitou a gestão de mudanças”, segundo Daniels. “Conseguíamos identificar cada pequena subtarefa necessária para ajudar os funcionários da Zoom a entender o programa, que era complexo demais para usar uma planilha e ter sucesso”.
- Segurança. A equipe de segurança usa o Asana para manter os projetos atualizados em tempo real, para que todos possam conhecer seu status. Isso é essencial para as grandes implementações técnicas da equipe e as mudanças em toda a empresa, que podem envolver até 20 colaboradores e muitos outros participantes. A equipe usa portfólios para organizar iniciativas contínuas em grande escala e portfólios aninhados para projetos dentro de outros projetos.
“Quando se avança tão rápido como organização, é importante estar em sintonia e contar com uma ferramenta centralizada para que as pessoas possam assumir responsabilidade”, destaca Marc Seitz, gerente sênior de Programa de Segurança, Gestão de Ameaças e Vulnerabilidades.
As equipes usam um conjunto padrão de funcionalidades do Asana Software, mas as aproveitam de forma flexível para adaptá-las aos seus processos.
Os projetos são a fonte de informação. Os resumos do projeto fornecem o contexto sobre os objetivos, o escopo, o prazo e o custo, para que ninguém precise consultar o gerente do projeto.
Os portfólios agrupam os projetos por programa, definem claramente as cargas de trabalho da equipe e a disponibilidade, e permitem que os gerentes acompanhem o status em uma única visualização.
As integrações como Jira Cloud conectam as equipes técnicas e de negócios. Além disso, a integração com Zoom permite que os participantes da reunião façam anotações em uma tarefa do Asana dentro de uma reunião da Zoom. Zapier ajuda a automatizar as etapas dos fluxos de trabalho, enquanto com o Google Drive é possível conectar os arquivos aos projetos aos quais pertencem.
Os formulários ajudam as equipes a reunir solicitações recebidas de fontes internas em um único canal. Por exemplo, a equipe de criação de conteúdo do departamento de Suporte às Operações de Vendas coleta todas as informações antecipadamente em um formulário padrão do Asana Software. Segundo Daniels, “isso permitiu cumprir o processo desde o primeiro dia. Compartilham um link para o formulário, recebem uma solicitação estruturada, conhecem o escopo e fornecem uma data de entrega estimada”.
Eles conseguem iterar rapidamente em seu processo ao alterar os campos no formulário do Asana Software. Os funcionários da Zoom enviam quase 900 formulários por mês, e os ganhos de eficiência obtidos permitem que a empresa economize um estimado de 335 dias de trabalho por ano.
As modelos oferecem um ponto de partida para novos projetos, o que economiza tempo e garante que nenhuma etapa seja esquecida. “Com um modelo do Asana”, diz Daniels, “uma hora de planejamento do projeto se transforma em apenas quinze ou vinte minutos. Uma reunião inicial de uma hora é reduzida à metade. A economia de tempo é significativa”.
A Zoom economiza 667 dias úteis por ano
Atualmente, a Zoom economiza aproximadamente 667 dias úteis por ano com funcionalidades do Asana Software como formulários, comentários, modelos e muito mais. Isso equivale a mais de dois anos de semanas de trabalho típicas de 40 horas.
Algumas equipes abandonaram a preparação manual das atualizações para os executivos por meio de apresentações em slides. Em vez disso, usam portfólios para oferecer aos líderes um panorama global e completo de todas as iniciativas. Também é fácil saber quando os grupos estão trabalhando em projetos semelhantes, para unificar o trabalho e combinar os esforços.
Segundo o Índice da Anatomia do Trabalho, essa duplicação é comum, e os trabalhadores do conhecimento dedicam 13% do seu tempo a tarefas que já foram concluídas. Esse problema se torna mais frequente quando um funcionário usa muitos aplicativos para trabalhar. Na Zoom, a capacidade de centralizar os projetos permitiu eliminar as redundâncias.
Quando todos os cronogramas, tarefas e comunicações estão em um só lugar, a colaboração remota se torna mais simples.
A organização e a disciplina ajudam as empresas a crescer
À medida que as competências de gestão de projetos da Zoom continuam se expandindo, surgem mais grupos como o de Daniels na empresa, que seguem promovendo e inovando o “jeito Zoom” e ajudam todos a trabalhar de forma ágil e em escala.
“Para ampliar a adoção, capacitamos as pessoas para usar o Asana sem que os gerentes de projeto precisem estar encarregados da supervisão. Gostamos de trabalhar de forma flexível, com diretrizes suficientes para que as pessoas possam criar seus próprios projetos”, destaca Marc Seitz, gerente sênior de Programa de Segurança, Gestão de Ameaças e Vulnerabilidades.
(*) Fonte: adaptado da Asana (2022). https://asana.com/es/case-study/zoom
Sobre a Epidata
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A Epidata mantém alianças com empresas líderes em inovação e conhecimento como Microsoft, GitLab, Mulesoft, Salesforce, Oracle, MariaDB, Red Hat, HelpSystems e FCEyN – UBA (Universidad de Buenos Aires).
A Epidata atua na Argentina, no Chile, na Colômbia, no Peru, no Uruguai e nos Estados Unidos (San Francisco, Califórnia), onde tem um histórico de apoio bem-sucedido a corporações multinacionais como Stanford Research Institute International, JP Morgan, Tenaris, Turner, Telecom, HSBC, Monsanto, Walmart, Asana, entre outras.
