O aplicativo Asana pode ser um recurso muito útil para gerenciar projetos e tarefas à distância. No entanto, você sabe quais são os melhores conselhos do Asana para utilizá-lo corretamente e potencializar sua organização?
Neste artigo, nosso parceiro Asana mostra algumas dicas fornecidas pela Shopify para otimizar o uso do Asana em equipes de trabalho. Descubra como o software Asana pode beneficiar sua empresa.
Dicas do app Asana: como construir o melhor workplace?
Os trabalhadores do conhecimento de hoje dedicam cerca de 60% do seu tempo ao “trabalho sobre o trabalho”, como reuniões desnecessárias, verificações de status e busca de informações, de acordo com o Índice Anatomy of Work 2021. Mesmo antes do trabalho remoto, as grandes empresas dos Estados Unidos perdiam 45 milhões de dólares em produtividade todos os anos devido à troca ineficiente de conhecimento.
E se você sabe o que é o Asana, vai entender que ele pode ser uma ferramenta muito útil para aumentar a eficiência e a produtividade em sua empresa. Felizmente, Katie Laliberte, Analista Sênior de Segurança Plus na Shopify, forneceu 7 dicas do Asana para impulsionar a organização da equipe por meio dessa ferramenta, que são fundamentais no presente, mas serão ainda mais importantes no futuro do trabalho. Descubra a seguir.
1. Entenda como a equipe funciona atualmente e quais são os principais pontos de dor
Antes de começar a criar qualquer coisa no app Asana, esclareça os fluxos de trabalho atuais da sua equipe para que possa compreender antecipadamente os pontos problemáticos das diferentes partes interessadas. Essa informação vai ajudá-lo a configurar o processo no Asana para abordar os desafios que sua equipe enfrenta atualmente.
Como parte dessa pesquisa, tente medir o impacto que o processo atual e os pontos problemáticos têm na produtividade e eficiência da equipe. Isso não só ajudará a fazer com que se sintam ouvidos e parte da jornada, como também lhe dará as informações necessárias para criar os novos fluxos de trabalho eficientes no Asana.
2. Alinhe o estado ideal com os colegas de equipe e as partes interessadas
Depois de entender os fluxos de trabalho e os desafios atuais da sua equipe, Katie sugere fazer duas perguntas importantes para usar o app Asana:
- O que queremos melhorar neste fluxo de trabalho?
- Como queremos mudar este fluxo de trabalho?
Essas duas perguntas vão ajudá-lo a entender como seria a situação ideal para seus colegas de equipe e as partes interessadas. Assim, você poderá determinar as convenções, as normas de comunicação e a estrutura do projeto adequadas desde o início.
Por exemplo, quando Katie estava implementando o Asana em sua equipe atual, descobriu que o objetivo principal da equipe era minimizar o esforço manual e maximizar a transparência do trabalho que estavam realizando. As pessoas queriam ter em mãos as informações sobre o trabalho de seus colegas, que é exatamente o que o Asana está ajudando-as a fazer.
3. Mantenha seus fluxos de trabalho simples no início
Depois de ajudar várias equipes a adotar o Asana na Shopify, o principal conselho de Katie é: “Mantenha seus fluxos de trabalho e a configuração o mais simples possível no início para aumentar a adoção e iterar à medida que as necessidades surgirem.”
Embora o Asana seja muito poderoso e existam muitas funcionalidades que você pode adicionar aos projetos, é possível manter a estrutura simples no início garantirá que as pessoas não se sintam sobrecarregadas. Por exemplo, para um novo fluxo de trabalho, costumam ser criadas quatro seções: atrasadas, em andamento, bloqueada e concluída.
Geralmente, pode levar cerca de uma hora para configurar o projeto inicial. Em seguida, apresente o fluxo de trabalho à sua equipe e dê a eles uma visão geral de como mover as tarefas pelas seções. Como é intuitivo e acessível, as pessoas podem começar a utilizá-lo sem precisar de muito treinamento e começar a experimentar as vantagens de ter uma única fonte de informações para o seu trabalho em um único dia.
4. Comprometa-se com seus colegas de equipe no app Asana
Para conseguir que sua equipe transfira seu trabalho para o app Asana, é recomendável interagir com seus colegas de equipe nas tarefas. Assim, atribua tarefas com prazos de vencimento para deixar claro quem é o responsável, faça perguntas ou compartilhe atualizações por meio de comentários e anexe arquivos para que as pessoas possam encontrar o que precisam diretamente no Asana.
Assim, quanto mais você direcionar a conversa para o Asana, mais fácil será para as pessoas estarem na plataforma e entenderem como isso pode impactar seu trabalho. Portanto, se alguém enviar um e-mail ou uma mensagem de chat que precise de uma ação, mova-a para uma tarefa do Asana e responda por lá. Quanto mais você fizer isso, mais informações receberá no Asana, em vez de precisar procurá-las. E isso agiliza os ciclos de trabalho.
Segundo Katie: “Isso me permite avançar mais rápido, porque a informação está no Asana e está disponível para mim quando quero lidar com ela. E isso oferece um registro completo do seu trabalho, ao contrário dos documentos que podem estar em qualquer lugar”.
Além disso, outra ótima maneira de participar e colaborar com seus colegas de equipe é por meio de projetos 1:1. Você pode adicionar as tarefas em que está trabalhando ou as perguntas sobre o projeto, com o objetivo de ter uma pauta detalhada quando chegar o momento de se reunir. Esses projetos também são uma boa opção para realizar tarefas de forma assíncrona, mantendo um registro histórico do trabalho anterior e dos temas de discussão em um só lugar.
5. Peça opiniões e compartilhe atualizações periódicas
No início, você precisará se comunicar constantemente com sua equipe para obter feedback sobre como estão usando o Asana. Isso ajudará você a entender os pontos problemáticos que estão enfrentando com o Asana, para que possa resolvê-los por meio de melhorias no fluxo de trabalho desde o início. Isso permite que as pessoas sintam que estão sendo ouvidas, o que é fundamental para a gestão da mudança e a adoção.
Katie também busca compartilhar atualizações de status regulares no Asana, seja em projetos ou em tarefas. Com isso, as pessoas podem experimentar o valor de aumentar a visibilidade do trabalho entre as partes interessadas, para se manterem informadas sobre o trabalho sem precisar solicitar uma atualização.
6. Integre o Asana com as outras ferramentas que você já usa
É provável que você use outras ferramentas para discutir e trabalhar, então busque as integrações prontas para uso do Asana para manter tudo conectado. Por exemplo, a integração com o Slack mudou o jogo para Katie e sua equipe, porque elas puderam criar facilmente tarefas ou comentários a partir de mensagens para que nada se perdesse.
Katie também recomenda usar as integrações de e-mail que o Asana tem, para que você possa converter e-mails em tarefas e manter a comunicação importante vinculada ao seu trabalho no Asana. Isso dá visibilidade a todos, se necessário. “Onde quer que você esteja fazendo seu trabalho, provavelmente existe uma integração do Asana que permite automatizar a criação de tarefas”, disse Katie.
7. Itere os fluxos de trabalho à medida que a adoção aumenta
À medida que as pessoas se familiarizam com os fluxos de trabalho e se sentem confortáveis usando o Asana, implemente pequenas melhorias, como adicionar um campo personalizado ou uma regra, para capturar informações importantes e automatizar etapas. Assim, sugere-se revisar regularmente seus fluxos de trabalho, idealmente uma vez por mês, para determinar quais iterações realizar.
Rapidamente, você perceberá coisas como: “Seria ótimo se tivéssemos um campo personalizado para capturar essa informação” ou “Precisamos de uma regra para atribuir automaticamente tarefas a X quando forem movidas para a seção Y”. Provavelmente serão mudanças rápidas caso você itere com frequência, economizando bastante tempo para sua equipe no futuro.
Vamos implementar essas dicas do app Asana na sua gestão de projetos com a Epidata!
Na Epidata também aproveitamos o Asana para diferentes tarefas do dia a dia. Por exemplo, utilizamos o Asana como um CRM de primeira instância para gerenciar as necessidades de nossos clientes. Da mesma forma, nossos Project Managers também utilizam essa ferramenta para manter suas equipes organizadas.
Por este motivo, convidamos você a experimentar um trial do Asana totalmente gratuito. Como somos Asana Partners, também podemos oferecer a apresentação de uma demonstração técnica sem custo, além da implementação da ferramenta dentro da sua organização, para ver como esse software se adapta aos seus processos diários.
Em resumo: agora você já conhece algumas das melhores dicas sobre o Asana! Somos Asana Partners porque acreditamos na capacidade dessa ferramenta para potencializar as equipes de trabalho. Por isso, nos dedicamos a otimizar a Gestão de Projetos de forma eficiente, eficaz e responsável. Entre em contato conosco para mais informações!
*Referências: adaptado de Asana (2022): https://blog.asana.com/2021/09/shopify-tips-asana-adoption/
Sobre a Epidata
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