La app Asana puede ser un recurso muy útil para gestionar proyectos y tareas a distancia. Sin embargo, ¿conoce cuáles son los mejores consejos de Asana para utilizarlo correctamente y potenciar tu organización?

En este artículo, nuestro partner Asana muestra algunos consejos proporcionados por Shopify para optimizar el uso de Asana en equipos de trabajo. Descubra cómo el software Asana puede beneficiar a su empresa.

Consejos de la app Asana: ¿cómo construir el mejor workplace?

Los trabajadores del conocimiento de hoy dedican alrededor del 60% de su tiempo al «trabajo sobre el trabajo», como reuniones innecesarias, comprobaciones de estado y búsqueda de información, según el Índice Anatomy of Work 2021. Incluso antes del trabajo a distancia, las grandes empresas de Estados Unidos perdían 45 millones de dólares en productividad cada año debido al intercambio ineficiente de conocimientos.

Y si conoce qué es Asana, entenderá que puede ser una herramienta muy útil para aumentar la eficiencia y la productividad en su compañía. Afortunadamente, Katie Laliberte, Analista Senior de Seguridad Plus en Shopify, proporcionó 7 consejos de Asana para impulsar la organización del equipo a través de esta herramienta, que son claves en el presente, pero lo serán todavía más en el futuro del trabajo. Descúbrelos aquí.

1. Comprenda cómo funciona actualmente el equipo y cuáles son los principales puntos de dolor

Antes de comenzar a crear cualquier cosa en la app Asana, aclare los flujos de trabajo actuales de tu equipo para que pueda comprender por adelantado los puntos problemáticos de las diferentes partes interesadas. Esta información le ayudará a configurar el proceso en Asana para abordar los desafíos que su equipo experimenta actualmente.

Como parte de esta investigación, intente medir el impacto que el proceso actual y los puntos problemáticos tienen en la productividad y eficiencia del equipo. Esto no sólo ayudará a que se sientan escuchados y parte del viaje, sino que también le dará la información que necesita para crear los nuevos flujos de trabajo eficientes en Asana.

2. Alinee el estado ideal con los compañeros de equipo y las partes interesadas

Después de comprender los flujos de trabajo y los desafíos actuales de tu equipo, Katie sugiere hacer dos preguntas importantes para usar la app Asana:

• ¿Qué queremos mejorar de este flujo de trabajo?
• ¿Cómo queremos cambiar este flujo de trabajo?

Estas dos preguntas le ayudarán a comprender cómo sería la situación ideal para sus compañeros de equipo y las partes interesadas. Entonces, podrá determinar las convenciones, las normas de comunicación y la estructura del proyecto adecuadas desde el principio.

Por ejemplo, cuando Katie estaba implementando Asana en su equipo actual, se enteró de que el objetivo clave del equipo era minimizar el esfuerzo manual y maximizar la transparencia del trabajo que estaban haciendo. Las personas querían tener a mano la información sobre el trabajo de sus colegas, que es exactamente lo que Asana les está ayudando a hacer.

3. Mantenga sus flujos de trabajo simples al principio

Después de ayudar a múltiples equipos a adoptar Asana en Shopify, el principal consejo de Katie es: «Mantenga sus flujos de trabajo y la configuración lo más simple posible al principio para aumentar la adopción e iterar a medida que surjan las necesidades.»

Si bien Asana es muy potente y hay muchas funcionalidades que puede agregar a los proyectos, es posible mantener la estructura simple al principio asegurará que las personas no se sientan abrumadas. Por ejemplo, para un nuevo flujo de trabajo, se suelen crear cuatro secciones: atrasos, en curso, bloqueada y completa.

Por lo general, se puede tardar alrededor de una hora en configurar el proyecto inicial. A continuación, presenta el flujo de trabajo a su equipo y les da una visión general de cómo mover las tareas a través de las secciones. Como es intuitivo y accesible, la gente puede empezar a utilizarlo sin necesidad de mucha formación y empezar a experimentar las ventajas de tener una única fuente de información para su trabajo en un solo día.

4. Comprométase con sus compañeros de equipo en la app Asana

Para lograr que tu equipo traslade su trabajo a la app Asana, es recomendable interactuar con sus compañeros de equipo en las tareas. Entonces, asigne tareas con fechas de vencimiento para que quede claro quién es el responsable, haga preguntas o comparta actualizaciones a través de comentarios y adjunte archivos para que las personas puedan encontrar lo que necesitan directamente en Asana.

Entonces, cuanto más dirija la conversación a Asana, más fácil será que la gente esté en la plataforma y entienda cómo puede impactar en su trabajo. Así que si alguien le envía un correo electrónico o un mensaje de chat que necesita una acción, muévalo a una tarea de Asana y respóndale allí. Cuanto más haga esto, más información recibirá en Asana, en lugar de buscarla. Y esto agiliza los ciclos de trabajo.

Según Katie: «Esto me permite moverme más rápido, porque la información está en Asana y está disponible para mí cuando quiero ocuparme de ella. Y le da un registro completo de su trabajo, a diferencia de los documentos que pueden estar en cualquier lado».

Además, otra gran manera de participar y colaborar con sus compañeros de equipo es a través de proyectos 1:1. Puede agregar las tareas en las que está trabajando o las preguntas sobre el proyecto, con el objetivo de tener una agenda detallada cuando llegue el momento de reunirse. Estos proyectos también son una buena opción para realizar tareas de forma asíncrona, teniendo un registro histórico del trabajo anterior y los temas de debate en un solo lugar.

5. Pida opiniones y comparta actualizaciones periódicas

Al principio, necesitará comunicarse constantemente con su equipo para obtener retroalimentación sobre cómo están usando Asana. Esto le ayudará a comprender los puntos problemáticos que están experimentando con Asana, para que pueda abordarlos a través de mejoras en el flujo de trabajo desde el principio. Esto permite que las personas sientan que son escuchadas, lo cual es clave para la gestión del cambio y la adopción.

También Katie busca compartir actualizaciones de estado regulares en Asana, ya sea en proyectos o en tareas. En consecuencia, las personas pueden experimentar el valor de aumentar la visibilidad del trabajo entre las partes interesadas, para mantenerse informadas sobre su trabajo sin tener que solicitar una actualización.

6. Integre Asana con las otras herramientas que ya usa

Es probable que use otras herramientas para discutir y trabajar, así que busca las integraciones listas para usar de Asana para mantener todo conectado. Por ejemplo, la integración con Slack cambió las reglas del juego para Katie y su equipo, porque podrían crear fácilmente tareas o comentarios a partir de mensajes para que nada se perdiera. 

Katie también recomienda usar las integraciones de correo electrónico que tiene Asana, para que pueda convertir correos electrónicos en tareas y mantener la comunicación importante vinculada a tu trabajo en Asana. Esto le da visibilidad a todos, si es necesario. «Donde sea que estés haciendo tu trabajo, probablemente haya una integración de Asana que te permita automatizar la creación de tareas», dijo Katie.

7. Itere los flujos de trabajo a medida que aumenta la adopción

A medida que las personas se familiarizan con los flujos de trabajo y se sienten cómodas usando Asana, implemente pequeñas mejoras, como agregar un campo personalizado o una regla, para capturar información clave y automatizar pasos. Entonces, se sugiere revisar regularmente sus flujos de trabajo, idealmente una vez al mes, para determinar qué iteraciones realizar.

Rápidamente, se dará cuenta de cosas como: «Sería genial si tuviéramos un campo personalizado para capturar esta información» o «Necesitamos una regla para asignar automáticamente tareas a X cuando se mueven a la sección Y». Probablemente serán cambios rápidos en caso de que itere con frecuencia, ahorrando mucho tiempo a su equipo en el futuro.

¡Implementemos estos consejos de la app Asana en su gestión de proyectos con Epidata!

En Epidata también aprovechamos Asana para diferentes tareas del día a día. Por ejemplo, utilizamos a Asana como un CRM de primera instancia para gestionar las necesidades de nuestros clientes. Del mismo modo, nuestros Projects Managers también emplean esta herramienta para mantener a sus equipos organizados. 

Por este motivo, lo invitamos a probar un trial de Asana totalmente gratis. Como somos Asana Partners, también podemos ofrecerle la presentación de un demo técnico sin costo, además de la implementación de la herramienta dentro de su organización, para ver cómo se adapta este software a sus procesos diarios. 

En resumen: ¡ya conoce algunos de los mejores consejos sobre Asana! Somos Asana Partners porque creemos en la capacidad de esta herramienta para potenciar los equipos de trabajo. Por eso, nos dedicamos a optimizar la Gestión de Proyectos de manera eficiente, eficaz y responsable. ¡Contáctenos para más información!

*Referencias: adaptado de Asana (2022): https://blog.asana.com/2021/09/shopify-tips-asana-adoption/ 

Acerca de Epidata

Empresa global de capitales privados especializada en outsourcing de innovación, dedicada a brindar servicios de desarrollo y diseño de software, modernización de aplicaciones, RPA, aprendizaje automático y Big Data, entre otros. Sus soluciones transforman negocios, optimizan operaciones y generan mejores experiencias digitales para clientes y colaboradores.

Epidata posee alianzas con empresas líderes en innovación y conocimiento como Microsoft, GitLab, Mulesoft, Salesforce, Oracle, MariaDB, Red Hat, UiPath y FCEyN – UBA (Universidad de Buenos Aires).

Epidata opera en Argentina, Chile, Colombia, Perú, Uruguay y Estados Unidos (San Francisco, California), donde cuenta con un historial de apoyo exitoso a corporaciones multinacionales como Stanford Research Institute International, JP Morgan, Tenaris, Turner, Telecom, HSBC, Monsanto, Walmart, Asana, entre otras.

www.epidata.net

Descubra cómo la gestión de Asana Software con Zoom es una representación de la misión de Epidata.

En la actualidad, Zoom ahorra aproximadamente 667 días laborales al año con funciones de Asana como los formularios, los comentarios, las plantillas y más. Eso es más de dos años de semanas laborales típicas de 40 horas.  (*)

Dentro del marco de nuestra búsqueda de propuestas innovadoras, y en una constante evolución que busca incorporar las mejores tecnologías, Epidata ve en Asana un nuevo partner estratégico para seguir con su misión de facilitar la innovación a las empresas.

Las nuevas necesidades de Zoom 

Al comienzo de la pandemia de COVID19, todos, desde empresas hasta presidentes, se registraron para obtener una cuenta de Zoom. Este proveedor líder de comunicaciones conecta a millones de empresas, amigos y familias con herramientas de video, voz, chat e intercambio de archivos. Para las organizaciones, las videoconferencias tienen un rol clave cuando los empleados no pueden reunirse con los clientes personalmente y los equipos no pueden trabajar físicamente uno al lado del otro.

Zoom creció de unos 2400 empleados en enero de 2020 a más de 5700 en todo el mundo en junio de 2021. El departamento de TI y Servicios Empresariales mantiene a todos conectados. Gregory Daniels, gerente senior de Gestión del Programa de Tecnología, lidera un equipo centrado en la gestión de programas y proyectos de TI. Ellos supervisan los cambios y las implementaciones de sistemas, como el lanzamiento de Okta de Zoom y el programa “Trae tu propio dispositivo” en toda la empresa. Estas iniciativas globales, con presupuestos de millones de dólares, tienen un impacto en casi todos en la empresa.

Daniels también dedicó su tiempo a desarrollar la cultura de gestión de proyectos de Zoom. Cuando se unió a la empresa, los equipos tenían dificultades para colaborar, ya que contaban con diferentes hojas de cálculo, emails y plataformas de gestión del trabajo. Esta mezcla de herramientas simplemente no funcionaba:

• Los equipos de ingeniería y desarrollo utilizaban Jira, pero los equipos de marketing y ventas no, lo que dificultaba la visibilidad de los próximos lanzamientos de funciones de la plataforma.
• Algunos equipos respondían solicitudes de trabajo de todas las áreas, y resultaba difícil definir el alcance de los nuevos proyectos y priorizarlos.
• Las actualizaciones del progreso para los ejecutivos se presentaban con diapositivas que los equipos actualizaban manualmente mediante un proceso tedioso.
• La fuerza laboral de Zoom necesitaba una solución más eficaz para comunicarse a medida que la empresa crecía.

“A medida que Zoom crecía, queríamos tener una vista estandarizada de todo lo que estaba sucediendo para poder priorizar el trabajo y tomar decisiones de negocios. Necesitábamos visibilidad, responsabilidad y coherencia en la forma en que se realizaba el trabajo y se intercambiaba la información entre los equipos”, comenta Ariel Chavan, director de Gestión de Programas y Productos de Seguridad.

Asana software: una solución para unir a los equipos técnicos y comerciales

Daniels y sus colegas de TI comenzaron a explorar las plataformas de gestión del trabajo disponibles. Una de las principales prioridades era lograr que los equipos técnicos y comerciales de Zoom trabajen juntos para eliminar los problemas de último momento en los lanzamientos. Necesitaban una plataforma compatible con Jira y que fuera lo suficientemente flexible como para adaptarse a diferentes flujos de trabajo de varios departamentos.

También era importante que las personas pudieran comenzar a trabajar en la herramienta sin que TI tenga que configurarla. De hecho, cientos de empleados de Zoom ya usaban Asana. Esto, junto con la flexibilidad, la integración nativa con Jira y su posición de liderazgo en el mercado, ayudaron al equipo de TI a elegir Asana como la plataforma estándar de Zoom.

Implementación: enseñar a todos a gestionar proyectos “a la manera de Zoom”

Inicialmente, TI implementó Asana en cinco departamentos y, a medida que los gerentes agregaban proyectos en la plataforma, sus compañeros de equipo los seguían. Cada vez más grupos se sumaron después de descubrir el valor de centralizar el trabajo, con un enlace fácil de compartir a un proyecto de Asana que incluía todo. TI también logró la aceptación de los líderes al trasladar las revisiones comerciales mensuales a Asana.

Según Daniels, “una vez que oficializamos Asana, fue evidente que todos estaban esperando una herramienta de gestión del trabajo y, con el tiempo, cada vez más personas la usaban”. Al trabajar en Asana, Zoom ahorró un 200% de tiempo año tras año a medida que aumentaba la adopción.

El equipo de Daniels utilizó la implementación de Asana para enseñar a los empleados habilidades de organización generales y la “manera de Zoom” de hacer las cosas. “Asana es nuestro salón de clases para ayudar a las personas a aprender una nueva forma de gestionar proyectos”, dijo. “La usamos para enseñar habilidades fundamentales de gestión de proyectos y cómo trabajar de una manera repetible y escalable para lograr resultados”.

Cómo los equipos técnicos y los no técnicos trabajan juntos en Asana Software

Los departamentos de Zoom usan Asana como fuente de información.

• La relación entre equipos de ingeniería y de negocios. Los equipos de ingeniería gestionan las tareas diarias en Jira, y estas se sincronizan con Asana, por lo que no necesitan informar al equipo de marketing en cada lanzamiento. “Solucionó por completo todas las dificultades”, dice Daniels.
• Marketing. El equipo de marketing, distribuido en todo el mundo, usa Asana para planificar campañas y eventos, así como para gestionar las solicitudes entrantes de otros equipos de Zoom.
• Servicios empresariales y TI. TI usa Asana para implementaciones globales y cambios de sistemas, como el programa “Trae tu propio dispositivo”, que logró una participación de más de un 90%. “Asana facilitó la gestión de cambios”, según Daniels. “Podíamos identificar cada pequeña subtarea necesaria para ayudar a los empleados de Zoom a comprender el programa, que era demasiado complejo para usar una hoja de cálculo y tener éxito”.
• Seguridad. El equipo de seguridad usa Asana para mantener los proyectos actualizados en tiempo real, así todos pueden conocer su estado. Esto es esencial para las grandes implementaciones técnicas del equipo y los cambios en toda la empresa, que pueden involucrar a hasta 20 colaboradores y muchos más participantes. El equipo utiliza portafolios para organizar iniciativas continuas a gran escala y portafolios anidados para proyectos dentro de otros.

“Cuando se avanza tan rápido como organización, es importante estar en sintonía y contar con una herramienta centralizada para que las personas puedan asumir la responsabilidad”, señala Marc Seitz, gerente senior de Programa de Seguridad, Gestión de Amenazas y Vulnerabilidades.

Los equipos usan un conjunto estándar de funciones de Asana Software, pero las aprovechan de manera flexible para adaptarlas a sus procesos.

Los proyectos son la fuente de información. Los resúmenes del proyecto brindan el contexto sobre los objetivos, el alcance, el tiempo y el costo, de modo que nadie necesite consultar con el gerente del proyecto.

Los portafolios agrupan los proyectos por programa, definen claramente las cargas de trabajo del equipo y la disponibilidad, y permiten a los gerentes hacer un seguimiento del estado en una vista.

Las integraciones como Jira Cloud conectan a los equipos técnicos y de negocios. Además, la integración con Zoom permite a los asistentes a la reunión tomar notas en una tarea de Asana dentro de una reunión de Zoom. Zapier ayuda a automatizar los pasos en los flujos de trabajo, mientras que con Google Drive es posible conectar los archivos con los proyectos a los que pertenecen.

Los formularios ayudan a los equipos a recopilar solicitudes entrantes de fuentes internas en un canal. Por ejemplo, el equipo de creación de contenido del departamento de Asistencia a las Operaciones de Venta recopila toda la información por adelantado en un formulario de Asana Software estándar. Según Daniels, “permitió cumplir con el proceso desde el primer día. Comparten un enlace al formulario, reciben una solicitud segura, conocen el alcance y proporcionan una fecha de entrega estimada”.

Pueden iterar rápidamente en su proceso al cambiar los campos en el formulario de Asana Software. Los empleados de Zoom envían casi 900 formularios por mes y las eficiencias que lograron permiten a la empresa ahorrar un estimado de 335 días de trabajo al año.

Las plantillas proporcionan un punto de partida para nuevos proyectos, lo que ahorra tiempo y garantiza que ningún paso se pase por alto. “Con una plantilla de Asana”, dice Daniels, “una hora de planificación del proyecto se convierte en solo quince o veinte minutos. Una reunión inicial de una hora se reduce a la mitad. El ahorro de tiempo es significativo”.

Zoom ahorra 667 días laborales al año

En la actualidad, Zoom ahorra aproximadamente 667 días laborales al año con funciones de Asana Software como los formularios, los comentarios, las plantillas y más. Eso es más de dos años de semanas laborales típicas de 40 horas.

Algunos equipos abandonaron la preparación manual de las actualizaciones para los ejecutivos mediante una presentación con diapositivas. En su lugar, usan portafolios para brindar a los líderes un panorama global y completo de todas las iniciativas. También es fácil saber cuándo los grupos están trabajando en proyectos similares, para unificar el trabajo y combinar los esfuerzos.

Según el Índice de la Anatomía del Trabajo, esta duplicación es común, y los trabajadores del conocimiento dedican el 13% de su tiempo a tareas que ya se completaron. Este problema se vuelve más habitual cuando un empleado usa muchas aplicaciones para trabajar. En Zoom, la capacidad de centralizar los proyectos permitió eliminar las redundancias.

Cuando todos los cronogramas, las tareas y las comunicaciones están en un solo lugar, la colaboración remota se vuelve más sencilla.

La organización y la disciplina ayudan a las empresas a crecer

A medida que las competencias de gestión de proyectos de Zoom continúan expandiéndose, surgen más grupos como el de Daniels en la empresa, que siguen promoviendo e innovando la “manera de Zoom” y ayudan a todos a trabajar de forma ágil y a escala.

“A fin de ampliar la adopción, capacitamos a las personas para que utilicen Asana sin necesidad de que los gerentes de proyecto estén a cargo de la supervisión. Nos gusta trabajar de manera flexible, con suficientes pautas para que las personas puedan crear sus propios proyectos”, señala Marc Seitz, gerente senior de Programa de Seguridad, Gestión de Amenazas y Vulnerabilidades.

 (*) Fuente: adaptado de Asana (2022). https://asana.com/es/case-study/zoom

Acerca de Epidata

Empresa global de capitales privados especializada en outsourcing de innovación, dedicada a brindar servicios de desarrollo y diseño de software, modernización de aplicaciones, RPA, aprendizaje automático y Big Data, entre otros. Sus soluciones transforman negocios, optimizan operaciones y generan mejores experiencias digitales para clientes y colaboradores.

Epidata posee alianzas con empresas líderes en innovación y conocimiento como Microsoft, GitLab, Mulesoft, Salesforce, Oracle, MariaDB, Red Hat, HelpSystems y FCEyN – UBA (Universidad de Buenos Aires).

Epidata opera en Argentina, Chile, Colombia, Perú, Uruguay y Estados Unidos (San Francisco, California), donde cuenta con un historial de apoyo exitoso a corporaciones multinacionales como Stanford Research Institute International, JP Morgan, Tenaris, Turner, Telecom, HSBC, Monsanto, Walmart, Asana, entre otras.

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Descubra cómo la gestión de Asana con Discovery Studios es una representación de la misión de Epidata.

Tras la implementación de Asana, los diferentes equipos de Discovery Digital Studios han mejorado la colaboración en la era del trabajo distribuido y remoto. Todo el equipo trabaja de manera más eficiente porque todo está centralizado, simplificado y visible. (*)

Epidata tiene presencia en varios países del mundo y cuenta con gran experiencia a la hora de desarrollar proyectos innovadores con clientes corporativos. Por estas razones, la alianza con Asana busca impulsar conjuntamente la innovación de los espacios virtuales de trabajo, proporcionándole a las empresas soluciones de última generación que les permitan adaptarse a los retos de seguridad, escalabilidad y transformación tecnológica del trabajo en la era del software. Dentro de este marco, la gestión de Asana con Discovery Digital Studios es un ejemplo de cómo Epidata refleja su misión a través de la actividad de sus partners.

Introducción sobre Discovery Studios

Discovery Inc. es el gigante de los medios que se encuentra detrás de grandes canales de entretenimiento como TLC, Animal Planet y Food Network. Aunque es en esencia una compañía de televisión, también mantiene una gran presencia en el mercado digital. Los equipos de contenido de Digital Studios crean miles de videos cada mes para plataformas de redes sociales y aplicaciones de consumo. 

Mike Singer, director de Operaciones de Contenido, ayuda a los equipos de estas redes a idear, producir y distribuir estos videos. A menudo se crean hasta seis versiones, cada una con el formato adecuado para cada medio digital, como el sitio web, Facebook, Instagram, YouTube y demás plataformas.

Antes de que adoptaran Asana en 2014, Singer y Discovery Digital Studios intentaron dar seguimiento a la producción de contenido mediante hojas de cálculo y cadenas de email. No había un proceso de producción de contenido definido y la organización estaba lejos de ser óptima:

• Los videos no siempre se finalizaban a tiempo, no se producían en los formatos correctos y algunos ni siquiera se usaban debido a que no se entregaban a las personas adecuadas internamente.
• La presentación de informes trimestrales resultaba difícil ya que nadie tenía una clara visión de qué contenido se había creado ni dónde se guardaba.
• La información no fluía entre los equipos editoriales, de producción de videos, de marketing de contenido, de relaciones públicas y otras partes involucrados, ya que a menudo se perdía entre las largas cadenas de emails.

La falta de un proceso definido ralentizaba al equipo y generaba costos adicionales. Tuvieron que contratar hasta seis equipos externos dos veces al año para organizar y ponerse al día con el trabajo atrasado. Todo esto hizo que Singer comenzara a buscar una nueva herramienta para gestionar la producción de contenido y, al día de hoy, Discovery Digital Studios tiene más de 400 involucrados colaborando en Asana.

“Antes de implementar Asana, no teníamos un proceso claro y coherente. Las hojas de cálculo no se actualizaban a medida que avanzaban los proyectos, incluso a veces se perdían o desaparecían por completo. Tuvimos que contratar equipos externos durante seis meses para que ordenaran y organizaran todos los proyectos”, declaró Singer, director de Operaciones de Contenido.

Elegir la herramienta adecuada para mantener el flujo de producción de videos

Singer necesitaba una plataforma compartida que pudiera brindar una visión integral de todo el contenido en desarrollo, que capturara los cambios y detalles de último momento del proceso de producción y que mostrara el progreso de cada video. También buscaba una herramienta que permitiera el envío de notificaciones automáticas para facilitar las entregas de los trabajos entre compañeros y equipos. Con las hojas de cálculo, resultaba difícil saber cuándo se finalizaba una tarea y cuándo se podía comenzar con la siguiente.

Los flujos de trabajo personalizables de Asana les permitirían definir procesos de contenido complejos, brindar a los involucrados una clara visión de los resultados de todo el equipo y mantener a los colaboradores individuales y a los equipos externos conectados e informados.

“Teníamos media docena de flujos de trabajo a los que dábamos seguimiento por separado. Fue una gran experiencia poder unirlos en Asana, ver cómo se vinculaban e identificar las dependencias que no podíamos visualizar en en hojas de cálculo”.

Adopción paulatina de Asana

Singer presentó Asana primero al equipo de contenido de Food Network y los animó a que usaran la plataforma para organizar sus listas personales de tareas pendientes. A medida que los empleados se empezaron a sentir más cómodos con el uso diario de la herramienta, comenzaron a dar seguimiento a los proyectos del equipo colaborativo en Asana.

Singer desarrolló un proceso repetitivo para ayudar a los equipos a adoptar Asana que luego implementó en los demás equipos de Discovery Digital Studios, ayudándolos a identificar sus flujos de trabajo y a crear los proyectos correspondientes. Actualmente, cada equipo de contenido de la compañía usa las plantillas de Asana para sus respectivos flujos de trabajo, con iteraciones para cada tipo de contenido y canal.

“La frustración por no saber dónde se encontraba la información simplemente desapareció. Fue un cambio cultural para todos y un alivio del estrés. Podíamos notar como todo fluía con mayor facilidad”.

La receta del éxito

Los equipos de contenido ahora gestionan la producción de todos los videos en Asana, incluso durante el confinamiento por el COVID-19. Pudieron grabar videos desde sus hogares, mantenerse organizados y mantener el mismo nivel de producción que antes de la pandemia. El equipo de Discovery Digital Studios no ha sido el único. Según la encuesta Anatomía del trabajo: equipos remotos, el 55% de los trabajadores del conocimiento que han usado un software de gestión del trabajo se sintieron aún más productivos mientras trabajaban de forma remota.

Cada formato de video está representado por un proyecto de Asana. Los equipos usan plantillas para iniciar los proyectos fácilmente y asegurarse de que no se pasa por alto ninguna tarea. Los campos personalizados indican el estado del proyecto y los comentarios y archivos adjuntos mantienen las conversaciones y los documentos relacionados directamente en la propia tarea, lo que hace que sea más rápido encontrar información y realizar el trabajo.

También agregan tareas a varios proyectos para que todos tengan la misma información y puedan ver todas las iniciativas a las que contribuye una tarea. Por ejemplo, la tarea «publicar video» puede estar tanto en el proceso de producción de un video específico, como también en el proyecto de calendario de contenido de Instagram. Cuando la tarea se actualiza, comenta o finaliza, dichos cambios se reflejan en cada proyecto al que está asociada la tarea, lo que ayuda a mantener el calendario de contenido actualizado.

“Con Asana logramos mantener el mismo nivel de producción de contenido durante el confinamiento por la COVID-19. El equipo grabó los videos en sus casas y la participación ha aumentado debido a que la gente tiene más tiempo para mirar”.

Adicionalmente, los equipos usan integraciones para conectar Asana con sus otras herramientas de trabajo. Con la integración de Asana para Outlook, pueden transformar las acciones pendientes de los emails en tareas de Asana directamente desde sus bandejas de entrada. También pueden agregar cualquier email como comentario en una tarea para minimizar el desorden de la bandeja de entrada y guardar información importante. La integración de Asana para Slack les permite ver actualizaciones de proyectos, agregar comentarios y crear tareas nuevas sin tener que salir de Slack. Y gracias a la integración de Zapier, el equipo ha podido automatizar aún más sus procesos y ha logrado ahorrar más tiempo.

Los diferentes equipos de Discovery Digital Studios han mejorado la colaboración ya que ahora pueden visualizar las dependencias de las tareas. Por ejemplo, hay un equipo de recetas que desarrolla y prueba los platos antes de que comience la filmación. Antes de implementar Asana, el equipo de producción de video tenía que perseguir al equipo de recetas para obtener actualizaciones de estado y así poder planificar las tomas. Con Asana, el equipo de recetas hace un seguimiento del estado y de los hitos importantes en Asana, y el equipo de contenido puede ver exactamente cómo avanza el trabajo sin tener que perseguir a nadie.

Esta visibilidad permite al equipo predecir exactamente cuánto durará cada trabajo. También ayuda a identificar retrasos o dificultades en un proyecto y volver a encaminarse. Todo el equipo trabaja de manera más eficiente porque todo está centralizado, simplificado y visible.

También resulta más fácil generar informes. Digamos que un equipo se está preparando para responder a una solicitud de propuesta de una marca que solicita un video con un toque «veraniego». El equipo de contenido puede buscar fácilmente todos los videos etiquetados con la palabra «verano» en Asana para obtener ejemplos anteriores. Mantenerse organizados los ayuda a conseguir más contratos.

Discovery Studios: el mismo equipo, más videos

Trabajar organizados también les permite ahorrar dinero, porque ya no necesitan contratar equipos externos para realizar esos grandes trabajos de organización de contenido. El contenido se organiza en Asana desde el momento en que se crea. Discovery Digital Studios puede usar ese presupuesto y energía para crear valor a través de sus aplicaciones dirigidas al consumidor.

(*) Fuente: adaptado de Asana (2022). https://asana.com/es/case-study/discovery-digital-studios 

Acerca de Epidata

Empresa global de capitales privados especializada en outsourcing de innovación, dedicada a brindar servicios de desarrollo y diseño de software, modernización de aplicaciones, RPA, aprendizaje automático y Big Data, entre otros. Sus soluciones transforman negocios, optimizan operaciones y generan mejores experiencias digitales para clientes y colaboradores.

Epidata posee alianzas con empresas líderes en innovación y conocimiento como Microsoft, GitLab, Mulesoft, Salesforce, Oracle, MariaDB, Red Hat, HelpSystems y FCEyN – UBA (Universidad de Buenos Aires).

Epidata opera en Argentina, Chile, Colombia, Perú, Uruguay y Estados Unidos (San Francisco, California), donde cuenta con un historial de apoyo exitoso a corporaciones multinacionales como Stanford Research Institute International, JP Morgan, Tenaris, Turner, Telecom, HSBC, Monsanto, Walmart, Asana, entre otras.

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Epidata, empresa líder en outsourcing de innovación, firmó una alianza estratégica con Asana —la plataforma líder de gestión del trabajo diseñada para ayudar a los equipos a organizar y realizar un seguimiento de su trabajo—.

Epidata y Asana

Esta nueva incorporación al portfolio de soluciones de Epidata responde a su estrategia de crecimiento, enfocada siempre en construir nuevos enlaces para brindar soluciones disruptivas que agregan valor a sus clientes y la diferencian en el mercado. 

Por su parte, Asana, como herramienta —en su carácter de plataforma especializada en la gestión de proyectos que le permiten mantener el foco, cumplir los plazos y alcanzar sus objetivos de cada proyecto— enriquece la propuesta de Epidata como habilitadores de innovación en las tendencias de  future of work y modern workplace.

En palabras del CEO de Epidata, Adrián Anacleto: “Tenemos presencia en varios países del mundo y contamos con gran experiencia a la hora de desarrollar proyectos innovadores con clientes corporativos. Por estas razones, Asana ve en nosotros un Partner estratégico en LATAM y Estados Unidos para impulsar conjuntamente la innovación de los espacios virtuales de trabajo”.

En línea con la visión estratégica de Asana, citamos a Wayne Kurtzman, IDC Research Director for Social and Collaboration, quien comentó: «El crecimiento del ecosistema de Asana Partners más sus nuevos anuncios de seguridad demuestran una voluntad global de ayudar a las empresas a alcanzar sus objetivos a través de la colaboración» (Asana Partners Expands Enterprise IT Ecosystem, 2022). De tal manera, la misión conjunta de Epidata y Asana será la de proporcionar a las empresas soluciones de vanguardia que les permitan adaptarse a los retos de seguridad, escalabilidad y transformación tecnológica del trabajo en la era de la digitalización y la Cuarta Revolución Industrial.

Acerca de Epidata

Empresa global de capitales privados especializada en outsourcing de innovación, dedicada a brindar servicios de desarrollo y diseño de software, modernización de aplicaciones, IoT, aprendizaje automático, Automación y Big Data, entre otros. Sus soluciones transforman negocios, optimizando operaciones y creando mejores experiencias digitales para clientes y colaboradores.

Epidata posee alianzas con empresas líderes en innovación y conocimiento como Microsoft, GitLab, Mulesoft, Salesforce, Oracle, MariaDB, Red Hat, HelpSystems y FCEyN – UBA (Universidad de Buenos Aires).

Epidata opera en Argentina, Chile, Colombia, Perú, Uruguay y Estados Unidos (San Francisco, California), donde cuenta con un historial de apoyo exitoso a corporaciones multinacionales como Stanford Research Institute International, JP Morgan, Tenaris, Turner, Telecom, HSBC, Monsanto, Walmart, Asana, entre otras.