La app Asana puede ser un recurso muy útil para gestionar proyectos y tareas a distancia. Sin embargo, ¿conoce cuáles son los mejores consejos de Asana para utilizarlo correctamente y potenciar tu organización?

En este artículo, nuestro partner Asana muestra algunos consejos proporcionados por Shopify para optimizar el uso de Asana en equipos de trabajo. Descubra cómo el software Asana puede beneficiar a su empresa.

Consejos de la app Asana: ¿cómo construir el mejor workplace?

Los trabajadores del conocimiento de hoy dedican alrededor del 60% de su tiempo al “trabajo sobre el trabajo”, como reuniones innecesarias, comprobaciones de estado y búsqueda de información, según el Índice Anatomy of Work 2021. Incluso antes del trabajo a distancia, las grandes empresas de Estados Unidos perdían 45 millones de dólares en productividad cada año debido al intercambio ineficiente de conocimientos.

Y si conoce qué es Asana, entenderá que puede ser una herramienta muy útil para aumentar la eficiencia y la productividad en su compañía. Afortunadamente, Katie Laliberte, Analista Senior de Seguridad Plus en Shopify, proporcionó 7 consejos de Asana para impulsar la organización del equipo a través de esta herramienta, que son claves en el presente, pero lo serán todavía más en el futuro del trabajo. Descúbrelos aquí.

1. Comprenda cómo funciona actualmente el equipo y cuáles son los principales puntos de dolor

Antes de comenzar a crear cualquier cosa en la app Asana, aclare los flujos de trabajo actuales de tu equipo para que pueda comprender por adelantado los puntos problemáticos de las diferentes partes interesadas. Esta información le ayudará a configurar el proceso en Asana para abordar los desafíos que su equipo experimenta actualmente.

Como parte de esta investigación, intente medir el impacto que el proceso actual y los puntos problemáticos tienen en la productividad y eficiencia del equipo. Esto no sólo ayudará a que se sientan escuchados y parte del viaje, sino que también le dará la información que necesita para crear los nuevos flujos de trabajo eficientes en Asana.

2. Alinee el estado ideal con los compañeros de equipo y las partes interesadas

Después de comprender los flujos de trabajo y los desafíos actuales de tu equipo, Katie sugiere hacer dos preguntas importantes para usar la app Asana:

• ¿Qué queremos mejorar de este flujo de trabajo?
• ¿Cómo queremos cambiar este flujo de trabajo?

Estas dos preguntas le ayudarán a comprender cómo sería la situación ideal para sus compañeros de equipo y las partes interesadas. Entonces, podrá determinar las convenciones, las normas de comunicación y la estructura del proyecto adecuadas desde el principio.

Por ejemplo, cuando Katie estaba implementando Asana en su equipo actual, se enteró de que el objetivo clave del equipo era minimizar el esfuerzo manual y maximizar la transparencia del trabajo que estaban haciendo. Las personas querían tener a mano la información sobre el trabajo de sus colegas, que es exactamente lo que Asana les está ayudando a hacer.

3. Mantenga sus flujos de trabajo simples al principio

Después de ayudar a múltiples equipos a adoptar Asana en Shopify, el principal consejo de Katie es: “Mantenga sus flujos de trabajo y la configuración lo más simple posible al principio para aumentar la adopción e iterar a medida que surjan las necesidades.”

Si bien Asana es muy potente y hay muchas funcionalidades que puede agregar a los proyectos, es posible mantener la estructura simple al principio asegurará que las personas no se sientan abrumadas. Por ejemplo, para un nuevo flujo de trabajo, se suelen crear cuatro secciones: atrasos, en curso, bloqueada y completa.

Por lo general, se puede tardar alrededor de una hora en configurar el proyecto inicial. A continuación, presenta el flujo de trabajo a su equipo y les da una visión general de cómo mover las tareas a través de las secciones. Como es intuitivo y accesible, la gente puede empezar a utilizarlo sin necesidad de mucha formación y empezar a experimentar las ventajas de tener una única fuente de información para su trabajo en un solo día.

4. Comprométase con sus compañeros de equipo en la app Asana

Para lograr que tu equipo traslade su trabajo a la app Asana, es recomendable interactuar con sus compañeros de equipo en las tareas. Entonces, asigne tareas con fechas de vencimiento para que quede claro quién es el responsable, haga preguntas o comparta actualizaciones a través de comentarios y adjunte archivos para que las personas puedan encontrar lo que necesitan directamente en Asana.

Entonces, cuanto más dirija la conversación a Asana, más fácil será que la gente esté en la plataforma y entienda cómo puede impactar en su trabajo. Así que si alguien le envía un correo electrónico o un mensaje de chat que necesita una acción, muévalo a una tarea de Asana y respóndale allí. Cuanto más haga esto, más información recibirá en Asana, en lugar de buscarla. Y esto agiliza los ciclos de trabajo.

Según Katie: “Esto me permite moverme más rápido, porque la información está en Asana y está disponible para mí cuando quiero ocuparme de ella. Y le da un registro completo de su trabajo, a diferencia de los documentos que pueden estar en cualquier lado”.

Además, otra gran manera de participar y colaborar con sus compañeros de equipo es a través de proyectos 1:1. Puede agregar las tareas en las que está trabajando o las preguntas sobre el proyecto, con el objetivo de tener una agenda detallada cuando llegue el momento de reunirse. Estos proyectos también son una buena opción para realizar tareas de forma asíncrona, teniendo un registro histórico del trabajo anterior y los temas de debate en un solo lugar.

5. Pida opiniones y comparta actualizaciones periódicas

Al principio, necesitará comunicarse constantemente con su equipo para obtener retroalimentación sobre cómo están usando Asana. Esto le ayudará a comprender los puntos problemáticos que están experimentando con Asana, para que pueda abordarlos a través de mejoras en el flujo de trabajo desde el principio. Esto permite que las personas sientan que son escuchadas, lo cual es clave para la gestión del cambio y la adopción.

También Katie busca compartir actualizaciones de estado regulares en Asana, ya sea en proyectos o en tareas. En consecuencia, las personas pueden experimentar el valor de aumentar la visibilidad del trabajo entre las partes interesadas, para mantenerse informadas sobre su trabajo sin tener que solicitar una actualización.

6. Integre Asana con las otras herramientas que ya usa

Es probable que use otras herramientas para discutir y trabajar, así que busca las integraciones listas para usar de Asana para mantener todo conectado. Por ejemplo, la integración con Slack cambió las reglas del juego para Katie y su equipo, porque podrían crear fácilmente tareas o comentarios a partir de mensajes para que nada se perdiera. 

Katie también recomienda usar las integraciones de correo electrónico que tiene Asana, para que pueda convertir correos electrónicos en tareas y mantener la comunicación importante vinculada a tu trabajo en Asana. Esto le da visibilidad a todos, si es necesario. “Donde sea que estés haciendo tu trabajo, probablemente haya una integración de Asana que te permita automatizar la creación de tareas”, dijo Katie.

7. Itere los flujos de trabajo a medida que aumenta la adopción

A medida que las personas se familiarizan con los flujos de trabajo y se sienten cómodas usando Asana, implemente pequeñas mejoras, como agregar un campo personalizado o una regla, para capturar información clave y automatizar pasos. Entonces, se sugiere revisar regularmente sus flujos de trabajo, idealmente una vez al mes, para determinar qué iteraciones realizar.

Rápidamente, se dará cuenta de cosas como: “Sería genial si tuviéramos un campo personalizado para capturar esta información” o “Necesitamos una regla para asignar automáticamente tareas a X cuando se mueven a la sección Y”. Probablemente serán cambios rápidos en caso de que itere con frecuencia, ahorrando mucho tiempo a su equipo en el futuro.

¡Implementemos estos consejos de la app Asana en su gestión de proyectos con Epidata!

En Epidata también aprovechamos Asana para diferentes tareas del día a día. Por ejemplo, utilizamos a Asana como un CRM de primera instancia para gestionar las necesidades de nuestros clientes. Del mismo modo, nuestros Projects Managers también emplean esta herramienta para mantener a sus equipos organizados. 

Por este motivo, lo invitamos a probar un trial de Asana totalmente gratis. Como somos Asana Partners, también podemos ofrecerle la presentación de un demo técnico sin costo, además de la implementación de la herramienta dentro de su organización, para ver cómo se adapta este software a sus procesos diarios. 

En resumen: ¡ya conoce algunos de los mejores consejos sobre Asana! Somos Asana Partners porque creemos en la capacidad de esta herramienta para potenciar los equipos de trabajo. Por eso, nos dedicamos a optimizar la Gestión de Proyectos de manera eficiente, eficaz y responsable. ¡Contáctenos para más información!

*Referencias: adaptado de Asana (2022): https://blog.asana.com/2021/09/shopify-tips-asana-adoption/ 

Acerca de Epidata

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